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コラム
「採用活動の最初の始め方」採用担当者が最初に抑えておくべきポイント
■■■採用担当・人事スキル■■■
自社に必要な人材を明確化する
| 「初めて採用担当に着任したものの、どのような流れで進めればいいのかわからない」この記事では、採用担当者になったばかりの方の視点に立って、採用担当者としての押さえておくべき点を解説していきます。 ・採用計画の立案 ・選考フローの決定 ・評価方法の設定 ・応募者の選考 ・合否通知 ・内定者フォロー など採用担当者に求められる業務は多岐に渡ります。また事前に、求人ニーズを明確化し、求人要件を決定する、求人広告を作成し、適切な媒体に掲載するといった業務も必要です。 採用活動の基本的な流れと採用活動のはじめ方について、押さえておくべき点について見て行きたいと思います。 |
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| 目次 ■労働力不足が引き起こす問題 ■採用活動とは ■採用と人事の違い ■採用担当者のあるべき姿 ■採用活動で最初に知っておくべきポイント ■求人ニーズを明確化する ■求人要件を決定する ■求人広告の掲載する ■採用活動の始め方 ■新卒採用のポイント ■中途採用のポイント ■採用した理由と目標達成の関係 ■会社説明会の受付業務と採用活動の関係 ■まとめ |
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■労働力不足が引き起こす問題 |
近年、2030年問題を前に、採用への意識高まる傾向にあります。2030年には、人口の約1/3が高齢者になり、労働力人口の減少、社会保障費の増大など、さまざまな問題が懸念されています。 内閣府による2030年までの高齢者の人口推移（予測）は以下です。 参考：内閣府「第1章 高齢化の状況」 2030年問題とは、2030年には、国民の3人に1一人が65歳以上の高齢者になり、高齢者が増えることで労働力が減り、人手不足や労働力不足を引き起こすことなどを指します。つまり、現代では、慢性的に労働力人口の減少が懸念されていることになります。 一方で、即戦力を求めて中途採用を行うものの、活躍や定着に至らない、新卒採用を行っても人材が集まらない、内定辞退が多いなど、採用に問題を抱える企業も多く存在します。 2030年には、さらなる人材不足に陥り、人材採用の難易度がこれまで以上に上がることが予測されています。中でも地方や中小企業においては、事業継続に深刻な影響を与える可能性も十分に考えられます。 「労働市場の未来推計 2030」によると、2030年には、7,073万人の人材が必要となるのに対し、労働人口が6,429万人しか見込めず、「644万人の人手不足」になると予測されています。 すでに、「航空業界」「IT業界」「観光業界」「介護業界」では労働力不足が顕著化しています。 労働市場の未来推計 2030 |
■採用活動とは |
採用活動とは一般的に、採用戦略・計画の考案、採用媒体・選考プロセスの決定、入社後の育成まで一貫して行う活動を指します。 採用活動と聞くと求人掲載や選考、候補者とのコミュニケーションを想起することが多いと思いますが、それ以外にもかなり幅広い業務を年単位で行なっていきます。 採用活動はいわゆる複合的な活動なので、担当者に必要とされる業務も多岐に渡ります。 個別の業務を書き出すと、募集人材の言語化、給与の設定、採用経費の試算と管理、採用活動における具体案の策定、進捗管理、面接調整、面接、結果を伝える、などこれらも採用活動の中の業務のごく一部です。 多くの会社でも、採用担当者が自分の仕事をしながら採用を行うとなると、かなりの工数や労力が必要となります。 採用活動で失敗をしないためには、大まかでも採用活動の土台を作り、どのような手順で進めるべきかの優先順位を決めることが必要となります。 |
■採用と人事の違い |
採用と人事は、企業における人材管理に関する異なる機能です。採用担当者は、企業が求める人物像を募り、求人票の作成やメディア掲載などを経て、選考や面接を行い、内定や配属先が決定するまでの一連の業務を担当します。一方、人事部は、採用のほかに、処遇決定、人事制度の企画や立案、労務管理、能力開発という大きく4つの機能があります。前述の通り、小さな会社ではひとりですべてを担うこともありますが、多くの場合は機能ごとに担当が分かれています。 つまり、採用担当と人事の違いは、プロセスの中で特化しているか同課の違言えます。人事領域は企業における人に関わる事柄の全般を担当するため、人を集め獲得する採用活動から人材の配置・管理、制度や評価基準、退職管理まで「人」と「会社」を繋ぐ業務の全般に携わります。採用担当者はその中でも、人材採用に特化した部分を担当することになります。 |
■採用担当者のあるべき姿 |
それでは、採用担当者に向いている人材、採用担当者に求められる姿とはどのようなものなのでしょうか。 はじめて採用担当者に着任した場合に、意識するべき心得は多くの企業の場合、次の2つと言っても良いでしょう。 １、会社の顔であるということ 採用担当者が、心得なければいけないポイントの一つは、会社の顔であるということです。企業を知るきっかけが就活のタイミングというケースもあると思います。その際に採用担当者は会社を代表して、コミュニケーションや言葉選びが必要になります。自身の言葉が会社の言葉として捉えられ、会社の印象やイメージを作ることを念頭に入れておくことが必要です。 ２、中立の立場であること 採用担当者の中には、「候補者」「企業」に偏ってしまう人も少なくとも存在しています。例えば選考を通じて「候補者」を育ててきたが故に、フラットに物事を判断できないケースや「企業」への偏りが強く、候補者にとって欲しい情報を共有できていないなどといった問題が発生しないように、常に中立的な立場にあることが求められます。 |
■採用活動で最初に知っておくべきポイント |
採用担当者に着任したからと言って、前述した膨大な量の採用に関する業務を一人で抱えようとするのは、得策だとは言えません。採用活動は会社全体や採用チームで行うことをまずは最初に知っておくべきです。 そのうえで、具体的な企業に撮って欲しい人材について掘り下げていくことが必要となります。そのためにも、まずは「求める人材の言語化」と「採用経費・賃金の設定」を決定する事からはじめることが採用活動を進める上での最初の出発点となります。 求める人材の言語化とは、言い換えると「どんな人に来てほしいか？」ということを考えることです。自社にとって必要な人材をチームで共有するためにも、言語化することが必要になります。 年齢、性別、住んでいる場所、性格、資格、考え方、業務への取り組みなど最初は思うままに言語化することで、よりはっきりと自社に必要な人材をイメージすることが可能となります。 身近に「～～さん」のような人材が欲しい、具体的に「～～の資格を持った、キャリア～～年以上」のようなイメージが思い浮かべば、より具体的な人物像を絞り込めることになります。 具体的になるまで言語化して共有する作業を行うことで、求人の募集の際に、 資格の条件や採用条件、働き方、PRして欲しい内容などより具体的な内容での求人募集がしやすくなり、企業と求人者間でのミスマッチも事前に防ぐことが可能となります。。 会社に来て欲しい人を具体的に言語化して、その人物の生活パターンや思考パターンをイメージする。求める人物像に合わせた言葉で求人を作成するといったプロセスを踏むという点でも、求める人材の言語化をすることが重要となります。 次に、採用した人材の給料をどのように設定をするのかも事前に考えておく必要があります。 給料や賃金の設定は非常に難しく、会社によってはルールや給与テーブルがすでに決まっているので、簡単には変更することが難しいケースも多く存在します。多くの会社は給与規定などに合わせて給与を設定しますが、昨今の賃上げの流れなど世の中の主流にもアンテナを張る必要があるなど、今までと同じ給与水準では求人者に見向きもされないといった可能性も考えられます。 会社のジャンルによっては。競合他社を見ながら、最低でも他社と同程度の水準までは出さないと採用では負けてしまうということも視野に入れる必要があります。競合他社に負けない程度の給与を設定しつつ、自社独自の仕組みや魅力があれば、積極的に打ち出していくことが得策だとも言えます。 各会社によって制度や社員の待遇などは、個別に異なると思いますが、例を出すと ・福利厚生で子供の熱発で使える特別休暇を用意する ・育児休暇、介護休暇の取得実績を掲載する ・副業可能など時代の流れに合わせた働き方も推奨する ・成果報酬型のボーナスなどやりがいを提示する など、求人者にとってもメリットとなり、給与や賃金の設定に加味して、その企業で働きたいと思える魅力をアピールすることも重要な要素の一つと言えます。 魅力的な福利厚生などが事前に会社に無い場合は、採用活動の一環として新たな制度を作成するという方法も有効な手段の一つとなります。 |
■求人ニーズを明確化する |
「求める人材の言語化」と「採用経費」を洗い出したのちに、「求人ニーズを明確化する」作業も必要となります。 採用活動における求人ニーズを明確化する方法として、以下の手順が挙げられます。 ・市場・顧客の分析 採用市場と採用ターゲットのニーズを分析し、求める人物像を明確にしたのち、求職者数、求職者が企業を選ぶ基準、転職、離職の理由などを分析し、自社のターゲットとなる集団を明確化します。 ・競合の分析 自社の競合となる企業の分析を行い、どういった点が競合となっているのかを把握します。業界や募集職種など求人に直接関係する部分のみではなく、多角的な観点で、なぜその企業が併願されたのかを分析することがポイントです。 ・自社の分析 自社の魅力や他社との違いを明確化するために、求人原稿や採用サイト、コーポレートサイトなどを応募者目線で分析します。自社の魅力の明確化は他社との差別化につながり、効果的なアピール材料としてさまざまな場面で活用できます。 以上の手順を踏むことで、求人ニーズを明確化し、より具体的な採用活動における方向性を導き出すことができます。 求人ニーズを明確化することで、どのような人材を募集するか、どのような採用手法を使うか、どのような求人広告を出すかなど、採用活動における対策が明確になります。 また、自社に合った人材を採用することがでうようになるというメリットもあります。求人ニーズが明確であれば、求職者も自分が自社に合うかどうかを判断しやすくなります。求人ニーズを明確化することで、不適切な応募者を減らすことができます。その結果、採用コストを削減することができます。 求職者のニーズを顕在化することで、求職者が自分に合った求人情報を見つけやすくなり、結果、採用数の増加を見込むことが出来ます。 |
■求人要件を決定する |
次に、求人要件を決定する方法について見て行きます。採用活動を行うにあたり、最初のステップである「採用要件の定義」はとても重要です。その際に、職種別の具体例を参考にすることも一つの方法です。 採用要件とは、採用活動で自社が求める人材を見分けるための基準のことで、人材要件ともいわれます。基準となる項目は、新卒採用なのか中途採用なのか、採用する役職や職種によっても異なりますが、たとえば、保有する資格やスキル、経験、価値観、仕事に対する意欲などが挙げられます。 採用要件を明確にして関係者の間で共有することで、主観ではなく客観的な評価ができるようになり、誰が面接を担当しても求職者を正しく評価できるようになります。 業種や職種によっても異なりますが、ここでは採用要件に定義すべき基本的な項目を、新卒採用・中途採用に分けて説明します。 ・新卒採用の場合の定義すべき項目 コミュニケーション能力 周囲の人と情報共有や意思疎通ができる能力のことです。コミュニケーション能力は、社会人として必要最低限のスキルといえます。 協調性 立場や意見の異なる人と協力しながら仕事を進めていける能力として協調性も重要視されます。他者と仕事を円滑に進めていくうえで欠かせない能力といえます。 主体性 自ら考え行動しようとする姿勢も仕事を進める上で重要な資質の一つです。主体性の有無は、入社後の人材の成長性を判断する目安にもなります。 誠実性 勤勉性や継続性、真面目さなどともいわれ、自己コントロール能力の高さのことを指します。 常に学び続ける姿勢のある誠実な人材はビジネスの上でも大きな武器となります。 ポテンシャル 潜在能力や成長性、可能性のことを指しますが、新卒者は経験やスキルがないため、この部分を面接だけで判断することは難しいとも言えますが、企業で働く人材にとって必要不可欠な要素の一つです。 中途採用の場合の定義すべき項目 スキル・経験 求職者が保有する資格やこれまでの職歴、業務経験などの経験やスキルが中途最少者に求められるケースが多くあります。履歴書に書かれているこれらの情報から、自社にとって即戦力になる人材かどうかを判断する重要な材料となります。 熱意や意欲 採用担当者は、求職者の転職理由、志望動機などから、仕事に対する熱意や意欲を見極める必要があります。スキルや経験が十分な人材であっても、この部分が欠けていれば早期離職やミスマッチにつながる可能性もあるので、十分な注意が必要です。 順応力 新しい職場環境や会社のルールに対応できる力や、既存社員と良好な人間関係を築くことができるかも重要な選定ポイントになります。高いスキルを有する人材でも、自分のやり方へのこだわりが強く、周囲の人と協力できないようであれば、自社にとって最適な人材であるかどうかは疑わしくなります。 このように、一般的な要件定義のポイントを踏まえたうえで、求める人物像の基準例 勤務地、勤務時間、業務内容、待遇などの条件。必要なスキルや経験、保有する免許・資格などのスキル。コミュニケーション能力やマネジメントスキルといった個人の能力を含んだ人柄など、自社にとっての求める人材の優先順位を決めておくことで、選考がスムーズに進む場合も多くなります。 採用要件の職種別の具体例について、2つ例を挙げます。 営業職や企画職の採用要件を定義する場合は、BtoB（法人向け）なのかBtoC（個人向け）なのか、営業形態や手法、ポジションなどを明確にしたうえで、必要なスキルや経験を設定します。 BtoBのイベントマーケティングプランナーを採用したい場合の例としては、 ＜具体的な業務内容＞ ・営業サービスや新規事業などに関するイベント・セミナーの運営 ・イベント・セミナーの企画と実行 ・コンテンツ作成 ・KPIの設定 ・予算管理 ・マーケティング効果の測定と分析 ＜必須項目＞ ・1年以上のマーケティング業務経験（BtoB領域） ・イベントの企画・運営チームに在籍していた経歴 ＜歓迎項目＞ ・イベントの企画設計の実務経験（BtoB領域） ・マネジメント経験 といった例が考えられます。 次にエンジニア募集の場合の例を見て行きます。 ＜具体的な業務内容＞ ・システム製造を委託する外部企業と連携してプロジェクトの企画・管理を行う。 ・外部委託先との仕様検討、要件書作成 ・プロジェクト管理 ・システムのテストの計画、実行 ・顧客向けのWebシステムの開発 ＜必須項目＞ ・ユーザーと要件定義を実施した経験 ・コーディングの経験 ＜歓迎項目＞ ・プロジェクトマネジメントの経験 ・Webシステム開発の経験 このような、職種別の具体例を参考に、自社にとって必要な求人要件を整理する方法も有効です。 |
■求人広告の掲載する |
次に、求人広告を掲載する方法について見て行きます。求人広告を掲載する方法として、以下の手順が挙げられます。 ・求人媒体の選定 自社の求める人物像に合った求人媒体を選定します。求人媒体によって、求職者の属性や職種、地域、年齢層などが異なるため、自社の求める人物像に合った求人媒体を選ぶことが重要です。 ・求人広告の作成 求人媒体に合わせた求人広告を作成します。求人広告は、自社の魅力や求める人物像をアピールすることが重要です。また、応募者が求人広告を見た際に、興味を持ってもらえるようなタイトルやキャッチコピーを考えることも大切です。 ・求人広告の掲載 求人媒体に求人広告を掲載します。求人媒体によって、掲載期間や掲載料金が異なるため、自社の予算や採用計画に合わせて求人媒体を選ぶことが重要です。 求人広告を効果的に掲載することが、採用活動の第一歩目ともいえるため、そのポイントについても説明します。 求人媒体は「人材を採用したい企業」と「仕事を探す求職者」をつなぐ媒体のことです。主に「企業が求人を掲載するメディア」として扱われることの多い言葉で、Web媒体と紙媒体に分かれています。 近年は求人媒体が多様化しているので、Web媒体だけでも求人広告サイト・求人検索エンジン・自社の採用サイトなど、さまざまな種類があります。また、昔ながらの求人情報誌や新聞折り込みチラシなどの紙媒体も健在です。求人媒体別の特徴とメリット・デメリット をリサーチしたうえで、自社の求める人材に適した媒体を選ぶことがポイントとなります。 また、求人広告の掲載費用を把握し、自社の予算に合わせて求人媒体を選ぶことが重要です。また、求人媒体によっては、掲載期間や掲載数に制限があるため、自社の採用計画に合わせて求人媒体を選ぶことが必要です。 採用担当者は、求人媒体を提供している各社の営業担当と、綿密な打ち合わせをして、掲載方法を決めていくことも重要となります。その際、自社が欲しい人材の人数がどのくらいなのか？その媒体の会員数（視聴数）などのデータベース上の数字を聞いてみることも必要です。求人媒体は時代の流れに合わせて、新しいサービスが誕生したり、サービス内容をリニューアルしたりしているので、各社特長があり、強い分野、弱い分野を持っています。求める人材が最も多いメディアに求人広告を出し、データベースをフル活用することが、最近での採用活動を成功させる近道の1つとなっています。 |
■採用活動の始め方 |
ここまでの説明で見てきたように、自社に適した採用基準や求める人材を正確に定義することが採用活動の成功の近道となります。ここからは、採用活動のはじめ方と各ポイントについて、改めてまとめていきます。 一般的な採用活動の基本的な流れは以下の通りです。 まず、求人ニーズを明確化し、求人要件を決定します。次に、求人広告を作成し、適切な媒体に掲載します。また、社内外での人材紹介やヘッドハンティングなど、積極的な採用手法も検討します。 応募書類の選考を行い、面接や適性検査などの選考方法を定めます。採用担当者は、面接時に求職者とのコミュニケーションを大切にし、採用候補が本当に適した人物かどうかを見極めることが重要です。 採用活動の重要ポイントは、適切な求人ニーズの明確化と、優秀な人材を獲得するための積極的な採用手法の活用です。採用担当者は、これらのポイントを抑えることが重要となります。 |
■新卒採用のポイント |
新卒採用は、企業にとって大変重要な採用活動の一環です。新卒採用のメリットとしては、若手のエネルギッシュな人材を採用することで、会社の活性化や新たなビジネスの展開が可能になることが挙げられます。 一方で、デメリットとしては、未経験者や教育が必要な人材を採用するため、その人材への教育や育成にリソースを投入する必要があることがあります。就活生との面接では、採用担当者が重視するべき視点があります。 例えば、学生の将来のビジョンや自己成長意欲、チームワークやコミュニケーション能力などが重要です。新卒採用のポイントを押さえ、将来を担う若手人材を選び出すことが、会社の成長に繋がる重要な活動です。 |
■中途採用のポイント |
中途採用は、企業が経験豊富な人材を採用するための方法です。中途採用のメリットは、即戦力を得ることや、幅広い経験と知識を持った人材を迎えることができることです。 一方、デメリットとしては、採用費用や研修期間が必要な場合があることが挙げられます。 中途採用者の給与希望については、個別の要望や経験・能力に応じて検討する必要があります。通常は、応募者の現在の給与レベルや業界の平均年収を考慮して交渉が行われます。 中途採用の成功には、面接で重要な視点を抑えることが重要です。応募者の過去の実績や経験だけでなく、その人がどのように会社の目標に貢献できるかを見極めることが求められます。中途採用は、組織に新しい風を吹き込むチャンスであり、優秀な人材を採用することで目標達成に向けた一歩を踏み出すことができます。 |
■採用した理由と目標達成の関係 |
採用活動を成功させるためには、採用担当者が抑えておくべきポイントがあります。その一つが、採用した理由と目標達成の関係です。 採用した理由は様々な要素からなりますが、目標達成に直結する人材を採用することが重要です。例えば、特定の業務領域において経験やスキルを持っている人材を採用することで、目標の達成に貢献することができます。 また、目標達成にはチームワークやリーダーシップの重要性もあります。採用した人材がチームをまとめる力や他のメンバーとの協力関係を築く能力を持っている場合、目標達成に向けた努力が円滑に進むでしょう。 さらに、採用した人材の意欲や成長意欲も目標達成に関係します。着任1年目から積極的に挑戦し、成果を上げようとする姿勢を持っている人材を採用することで、組織全体の目標達成に貢献することができます。 採用担当者は目標達成に向けた貢献ポイントを具体例を交えて説明し、採用した理由と目標達成の関係を明確にする必要があります。採用活動が目標達成にどのような影響を与えるのかを理解し、適切な人材を採用することで、より効果的な組織運営が可能となります。 |
■会社説明会の受付業務と採用活動の関係 |
会社説明会の受付業務は、採用活動にとって非常に重要です。会社説明会は、応募者に会社の魅力や文化を伝える最初の機会です。そのため、受付業務は応募者との第一印象を左右すると言っても過言ではありません。 受付担当者は積極的に応対することで、応募者に対する会社への興味を引き出し、採用活動の成功につなげることができます。また、会社説明会を通じて採用活動に関心を持っている応募者が集まるため、直接面接の機会を得ることもできます。そのため、会社説明会の受付業務は採用活動において大きな効果を発揮します。 会社説明会を成功させるためには、受付業務の重要性を理解し、応募者とのコミュニケーションを大切にすることが必要です。受付業務を通じて応募者の要望や疑問に丁寧に対応することで、会社への興味や関心を高めることができます。その結果、より多くの優秀な人材を採用することができるでしょう。会社説明会の受付業務は、採用活動において重要な役割を果たすため、採用担当者は特に抑えておくべきポイントです。 |
■まとめ |
ここまで、一般的な採用活動の流れや、適切な選考方法の選定の重要性について見てきました。 明確な採用要件を定義することで、採用活動をスムーズに進められ、面接担当者ごとの評価のばらつきや採用のミスマッチのリスクの軽減にもつながります。 定義した採用要件は、社内や外部の関係者としっかり共有し、採用活動に反映させることが大切です。また、一度定義したら終わりではなく、PDCAサイクルを回し最適化していくことで、採用活動の効率・質ともに向上します。 採用難の時代に優秀な人材を採用するためには、戦略的に採用活動を行っていく必要があると言えます。 |
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